ראיית חשבון והנהלת חשבונות בבתי אבות

בשל העלייה המתמשכת בתוחלת החיים בישראל ובשל מערכת הבריאות היעילה באופן יחסי מגיעים אזרחים רבים לגיל זקנה ושיבה. כך, ניתן לראות יותר ויותר בתי אבות ומוסדות גריאטריים המשכנים את בני גיל הזהב ובהם גם קשישים מופלגים.

כחלק מהניהול השוטף של בתי האבות בישראל נדרשת תשומת לב גם להיבטים פיננסיים והחשבונאים השונים. על הניהול הפיננסי, איסוף נתונים חשבונאיים, רישומם, נושאי שכר, פיקוח ובקרה אמונים משרדי ראיית חשבון שמעניקים שירותי ראיית חשבון והנהלת חשבונות.

הנהלת חשבונות שוטפת

שירותי הנהלת חשבונות וראיית חשבון בבתי אבות אמונים קודם כל על הטיפול בהנהלת חשבונות שוטפת. במה הדברים אמורים? הדברים אמורים באיסוף כל המידע היום יומי המתקשר לענייני כספים.

הוצאת חשבוניות, תיוק תיעוד חשבונאי כגון קבלתו על תשלום, ניהול קופה קטנה. כמובן, שמנהלי חשבונות מקצועיים מחויבים לטפל גם בכל ההיבטים החוקיים הקשורים לתפקידם לרבות ניהול פנקסי חשבונות וספרים על פי הקבוע בחוק. הרישום והתיעוד מתנהלים, מטבע הדברים, במערכת חשבונות ממוחשבת.

הקשר עם הרשויות

רואה החשבון המטפל בענייני הכספים של בית אבות או לחלופין מנהלי חשבונות מטעמו אחראים גם על ניהול קשר שוטף עם הרשויות בכל אותם היבטים בעלי משמעות חשבונאית ופיננסית. קשר זה מתחיל בעת הקמתו של בית אבות חדש אך ממשיך הלאה, מדי שנה ובשנה ולעתים אף מדי חודש.

הקשר עם הרשויות כולל בתוכו תקשורת עם ביטוח לאומי וכן עם פקיד השומה במס הכנסה ופקידי מע”מ. טיפול קבוע מתנהל גם מול גופים המתקצבים באופן חלקי את בתי האבות כגון למשל משרד הבריאות או משרד האוצר, שעשויים להעביר תמיכות חד פעמיות או קבועות.

שכר ומשכורות

היבט חשבונאי חשוב ביותר שנכלל בשירותי חשבונאות והנהלת החשבונות בבתי אבות מקיף את הטיפול בשכר ובגמולים. בבתי אבות מועסקים עובדים רבים – חלקים עשויים להיות קבועים ואחרים עשויים להיות זמניים.

בין העובדים ניתן למצוא רופאים, אחיות וצוות עזר. פיזיותרפיסטים, מרפאים בעיסוק וקלינאי תקשורת. כל העובדים הללו מצפים ובצדק לקבל בכל חודש את המשכורת בהתבסס על שעות עבודתם – משרה מלאה, לעיתים חלקית, לעיתים שעות נוספות.

ניהול פיננסי שוטף

יש צורך בטיפול בכל נושאי השכר גם עבור עובדים נוספים כגון עובדי המטבח, אפסנאים, עובדי מעבדה, מטפלים. בכל חודש יש לבצע במדויק את חישובי השכר, יש לתעד ניצול ימי חופשה, מחלה, לשלם דמי הבראה.

תשלום משכורות, הפקת תלושים מסודרים על פי חוק, ביצוע הפרשות לקרנות פנסיה, ניכויים לביטוח לאומי ולמס הכנסה – כל אלה נעשים באופן שוטף ובכל חודש, כאשר ברמה שנתית יש גם להפיק דוחות בענייני שכר ותשלומים בתיאום עם מחלקת משאבי אנוש.

גבייה וספקים

למרות שלא כל בתי האבות מוגדרים כמוסדות הפועלים למטרת רווח ויש בהם גם עמותות או מלכ”רים, הרי שלא ניתן לנהל ארגון אף ארגון מסוג זה ללא טיפול בגבייה וללא התנהלות שוטפת מול הספקים השונים.

גם היבטים כאלה כלולים בשירותי ראיית החשבון והנהלת החשבונות. גביית כספים נעשית מול כמה גורמים – דיירי בית האבות, חברות ביטוח, גורמים במשרד הבריאות או בגופים מתקצבים אחרים, ספקים של ציוד רפואי וכיוצא באלה.

שירותי גבייה

גביית התשלומים השוטפים מבוצעת על ידי הדיירים המשלמים בעצמם את עלות השהות והטיפול בבית האבות (לעיתים הטיפול מתנהל מול בני משפחותיהם או אפוטרופוסים). טיפול בתקבולים ותקציבים נעשה מול משרדי הבריאות והאוצר וכן חברות ביטוח המשלמות עבור קשישים סיעודיים הנמצאים במחלקה סיעודית. גם הטיפול השוטף מול הספקים הנו חלק משירותי הנהלת החשבונות – ביצוע תשלומים, סגירת חובות, התקזזות, וזיכויים.

חיפוש חברה אמינה של רואי חשבון

לניהול כספים והספרים של העסק השוטף יש משקל רב ויש לנהל אותו ביד רמה ובאופן חוקי. לשם כך, צריך רואה חשבון מוסמך ומנוסה שיידע לטפל ביעילות בכל נושאי הכספים של בית אבות כדי שתוכלו לטפל בשאר הדברים החשובים כמו ניהול בית אבות ורווחת הדיירים. בדרך כלל, שירותים הניתנים על ידי משרד רואי חשבון מוסמך כוללים בתוכם גם שירותים מקצועיים של הנהלת חשבונות, חשבות שכר ועוד המאפשרים ניהול מערכתי כולל של כל ההביט הפיננסי של בית האבות. על מנת לאתר חברה אמינה של רואי חשבון מומלץ להיעזר במיוחד בהמלצות בעלי עסקים אחרים ואף ללקט מידע רלוונטי ברשת האינטרנט . בהצלחה.